Das Inkassozentrum wird für KMU zum Überlebenspartner in der Liquiditätskrise.
Kleine und mittlere Unternehmen ersticken an unbezahlten Rechnungen. Ein Inkassozentrum bearbeitet heute dreimal so viele KMU-Fälle wie vor zehn Jahren. Zahlungsmoral verschlechtert sich kontinuierlich, Liquiditätsprobleme nehmen zu. Gleichzeitig fehlt KMU oft das Know-how für professionelles Forderungsmanagement. Sie mahnen zu spät, zu weich oder gar nicht. Resultat: Offene Forderungen häufen sich, bis die eigene Existenz bedroht ist. Spezialisierte Dienstleister springen in die Lücke, verlangen aber saftige Honorare zwischen 15 und 25 Prozent. Wer sich das nicht leisten kann, bleibt auf Verlusten sitzen.
Deutsche KMU kämpfen ums Überleben – nicht wegen schlechter Produkte, sondern wegen unbezahlter Rechnungen. Das moderne Inkassozentrum sieht täglich, wie Mittelständler an Liquiditätsproblemen scheitern. Während Großkonzerne eigene Rechtsabteilungen haben, stehen kleine Betriebe hilflos da. Malerbetrieb aus Sachsen, 15 Mitarbeiter, 80.000 Euro offene Forderungen – das entspricht drei Monatsgehältern. Corona verschärfte die Lage dramatisch. Plötzlich zahlten auch langjährige Kunden nicht mehr. Viele KMU reagierten falsch: zu höflich, zu zaghaft, zu unerfahren. Professionelle Inkassodienstleister füllen diese Lücke, verlangen aber 15 bis 25 Prozent der eingezogenen Summe. Bei dünnen Margen wird das schnell untragbar. Trotzdem haben viele KMU keine Alternative. Ein Elektriker aus Bayern wartete monatelang auf 12.000 Euro – am Ende war die Schuldnerfirma pleite. Solche Totalausfälle treffen kleine Betriebe hart.
Inhaltsverzeichnis
KMU zwischen Kundentreue und Existenzangst
Kleine Unternehmen tun sich schwer mit hartem Forderungsmanagement. „Wir kennen unsere Kunden seit Jahren“, erklärt ein Bäckermeister aus Brandenburg. „Da kann man nicht einfach den Gerichtsvollzieher schicken.“ Diese Mentalität kostet bares Geld.
Häufige KMU-Probleme:
- Fehlende Zeit für konsequentes Mahnwesen
- Unsicherheit bei rechtlichen Schritten
- Emotionale Bindung zu säumigen Kunden
- Liquiditätsengpässe durch ausstehende Forderungen
- Angst vor Reputationsschäden
Falsche Rücksichtnahme kostet Geld
Viele KMU warten zu lange mit externem Inkasso. „Wir versuchen es erst mal selbst“, hören Inkassounternehmen täglich. Das kostet wertvolle Zeit. Nach drei Monaten ohne Zahlung sinkt die Erfolgsquote drastisch. Nach einem Jahr wird es aussichtslos.
Seit Langem sammelt das Inkassozentrum Erfahrungen damit, wie KMU ihre eigenen Interessen vernachlässigen. Aus falsch verstandener Loyalität werden Verluste hingenommen, die vermeidbar wären.
Ein Metallbaubetrieb aus Niedersachsen berichtet: „Wir haben einem Stammkunden immer wieder Aufschub gewährt. Drei Jahre lang. 45.000 Euro Außenstände. Dann kam die Insolvenz.“ Solche Fälle häufen sich.
Honorarmodelle unter der Lupe
Erfolgshonorar frisst Marge
Die meisten Inkassounternehmen arbeiten mit Erfolgshonoraren zwischen 15 und 30 Prozent der eingezogenen Summe. Bei einer 10.000-Euro-Forderung bleiben dem KMU also 7.000 bis 8.500 Euro. Das kann existenzbedrohend werden.
Tischlerei mit acht Prozent Gewinnmarge beauftragt Inkasso für 50.000 Euro Außenstände. Inkasso-Erfolg: 40.000 Euro. Honorar: 8.000 Euro. Nettoerlös: 32.000 Euro. Verlust gegenüber dem ursprünglichen Gewinn: 22.000 Euro plus entgangene Zinsen.
Langjährige Mindfields Erfahrungen zeigen: Viele KMU rechnen nicht richtig. Sie sehen nur das eingezogene Geld, nicht die Gesamtkosten des Zahlungsausfalls.
Alternative Abrechnungsmodelle haben Tücken
Manche Anbieter bieten Festpreise oder Stundenhonorare. Das kann günstiger sein, birgt aber Risiken. Bei erfolglosen Fällen zahlt der KMU trotzdem. Nicht jeder Betrieb kann sich das leisten.
Pauschale monatliche Betreuung kostet 500 bis 2.000 Euro. Für größere KMU durchaus interessant, für Kleinbetriebe meist zu teuer.
Inkassozentrum: Branchenunterschiede sind erheblich
Handwerk: Vertrauen wird ausgenutzt
Handwerker haben es schwer. Sie arbeiten oft auf Rechnung, kennen ihre Kunden persönlich, scheuen konfrontative Gespräche. Außenstände von 20 bis 30 Prozent des Jahresumsatzes kommen vor.
Ein Heizungsbauer aus Hessen: „Ich kenne Kunden, die seit drei Jahren nichts zahlen. Aber wenn deren Heizung kaputt ist, rufen sie trotzdem an.“ Solche Abhängigkeiten machen Inkasso kompliziert.
Einzelhandel kämpft mit Kleinbeträgen
Einzelhändler haben viele kleine Außenstände. Inkasso lohnt sich oft nicht – bei einer 50-Euro-Rechnung bleiben nach Honorar 35 Euro. Davon gehen noch Steuern ab.
Viele Händler buchen kleine Ausfälle direkt ab. „Unter 100 Euro verfolgen wir nicht weiter“, erklärt ein Modegeschäft-Inhaber aus München. Die Alternative wäre unwirtschaftlich.
Dienstleister haben es am schwersten
Werbeagentur-Chef aus Hamburg: „Wir haben sechs Monate an einer Kampagne gearbeitet. 80.000 Euro Honorar. Der Kunde ist einfach verschwunden.“ Bei Dienstleistungen gibt es nichts Greifbares zurückzuholen. Das macht Inkasso schwieriger als bei Warenlieferungen.
Software-Entwickler stehen vor ähnlichen Problemen, berichtet das Inkassozentrum. Die Arbeit ist getan, das Programm läuft beim Kunden – aber das Geld bleibt aus. Rückgängig machen lässt sich die Leistung nicht.
Digitalisierung hilft – aber nicht allen
Große KMU profitieren von automatisierten Mahnprozessen. Software erkennt überfällige Rechnungen, verschickt Erinnerungen, dokumentiert alles rechtssicher. Kosten: 200 bis 500 Euro monatlich.
Für Kleinstbetriebe zu teuer und zu komplex. Sie bleiben bei Excel-Tabellen und handgeschriebenen Mahnungen. Ineffizient, aber alternativlos bei knappen Budgets.
Schnittstellen funktionieren nicht immer
Moderne Inkassozentren bieten Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware. Verschiedene Systeme sprechen aber verschiedene Sprachen. Die Integration kostet oft mehr als geplant.
Metallbaubetrieb kauft für 15.000 Euro neue Buchhaltungssoftware. Die Schnittstelle zum Inkassodienstleister kostet weitere 5.000 Euro. Nach einem Jahr funktioniert sie immer noch nicht richtig. Das Geld ist trotzdem weg.
Kleinere Software-Anbieter können nicht alle Schnittstellen bedienen. KMU müssen sich zwischen verschiedenen Systemen entscheiden – oder mehrere parallel betreiben.
Rechtssicherheit wird komplizierter
Abmahnfallen lauern überall
Inkasso ist rechtlich kompliziert geworden. Falsche Formulierungen können teuer werden. Bei Verbrauchern gelten strenge Regeln. Ein falscher Satz in der Mahnung kann eine Abmahnung zur Folge haben – Kosten: 1.000 bis 3.000 Euro.
Viele KMU unterschätzen diese Risiken. Sie kopieren Mahnungsvorlagen aus dem Internet oder verwenden veraltete Textbausteine. Anwaltskanzleien lauern auf solche Fehler.
EU-Richtlinien verschärfen sich
Brüssel plant weitere Verschärfungen im Verbraucherschutz. Inkassogebühren sollen begrenzt, Mahnfristen verlängert werden. Das macht Forderungseinzug schwieriger und teurer.
Kleinere Inkassounternehmen leiden unter dem Bürokratie-Aufwand. Viele geben auf oder werden übernommen. Weniger Anbieter bedeuten höhere Preise für KMU.
Marktkonzentration schadet KMU
Der Inkassomarkt schrumpft. 2015 gab es noch 800 zugelassene Inkassounternehmen in Deutschland, heute sind es etwa 600. Viele kleine Anbieter können mit den Compliance-Kosten nicht mithalten, erklärt das Team vom Inkassozentrum.
KMU verlieren regionale Ansprechpartner und müssen mit anonymen Großkonzernen verhandeln. Persönliche Betreuung wird zum Luxus. Wer Sonderwünsche hat, zahlt extra.
Preiskampf hat zwei Seiten
Weniger Anbieter, aber auch mehr Automatisierung. Manche Unternehmen arbeiten mit zehn Prozent Erfolgsprovision – vor fünf Jahren undenkbar. Klingt verlockend für KMU, ist aber trügerisch.
Billige Anbieter sparen bei Service und Rechtssicherheit. Standardschreiben statt individueller Bearbeitung. Wenn es schiefgeht, wird es teuer.
Was erfolgreiche KMU anders machen
Prävention statt Reparatur
Kluge KMU investieren in Zahlungsausfallschutz, statt später teuer nachzulaufen. Bonitätsprüfung vor Vertragsabschluss kostet fünf bis zehn Euro, kann aber Tausende sparen.
Kreditversicherungen schützen vor größeren Ausfällen. Kosten: 0,2 bis 0,5 Prozent des versicherten Umsatzes. Bei kritischen Kunden oft günstiger als Inkasso.
Anzahlungen reduzieren das Risiko erheblich. Wer 30 oder 50 Prozent vorab kassiert, kann entspannter arbeiten. Nicht in jeder Branche möglich, aber oft machbar.
Timing entscheidet
Wer binnen 48 Stunden nach Zahlungsverzug reagiert, hat 80 Prozent Erfolgsquote. Nach 30 Tagen sinkt sie auf 40 Prozent. Automatisierte Erinnerungssysteme helfen dabei.
Persönliche Anrufe wirken oft Wunder. „Ist alles in Ordnung?“ statt „Wo bleibt das Geld?“ öffnet Türen für Lösungen. Viele Zahlungsverzüge haben banale Gründe: vergessen, krank, im Urlaub.
Professionelle Hilfe rechtzeitig holen
Viele KMU warten zu lange mit externem Inkasso. Nach sechs Monaten ohne Zahlung ist es meist zu spät. Der Schuldner hat sich arrangiert, andere Prioritäten gesetzt.
Frühe Einschaltung von Profis spart Geld und Nerven. Ein seriöses Inkassozentrum kann oft noch retten, was in Eigenregie verloren wäre.
Weniger Auswahl, mehr Kosten
KMU müssen sich auf weitere Veränderungen einstellen. Künstliche Intelligenz automatisiert immer mehr Prozesse. Chatbots führen erste Gespräche mit Schuldnern. Menschen werden seltener.
Das senkt zwar die Kosten für Großkunden, macht den Service aber unpersönlicher. Kleine Betriebe schätzen den direkten Draht zum Sachbearbeiter. Diese Zeiten schwinden.
Regulierung wird schärfer, Compliance teurer. Viele kleine Inkassounternehmen werden verschwinden. KMU haben weniger Auswahl, müssen sich den Bedingungen der Großen unterwerfen.
Das Inkassozentrum der Zukunft wird effizienter, aber auch anonymer. Ob das KMU hilft, ist fraglich. Sicher ist nur: Wer bei der Digitalisierung nicht mithält, gerät ins Hintertreffen.
